Sistemi per fatturazione in cloud, veloci e sicuri

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Fino a qualche anno fa era necessario compilare a mano ogni fattura: oggi sono disponibili numerosi servizi online – spesso gratuiti o più economici dei complessi programmi di fatturazione – che permettono di poter fatturare comodamente dal proprio pc, tablet o smartphone. Questi sistemi sfruttano la rete e le applicazioni sono in cloud, ovvero condivise: questo proprietà garantisce una portabilità notevole, costi ridotti e una semplicità d’uso da non trascurare. Avere sempre a portata di mano le proprie fatture, i ritardi, le transazioni è un vantaggio non da poco. La rete offre numerosi servizi, ognuno con le sue peculiarità: proviamo ad andare più nel dettaglio.

Fattura in cloud, come funziona?

L’accesso garantito da ogni dispositivo è l’emblema, e la caratteristica principale, dei servizi in cloud: nel caso specifico la fatturazione online rende possibile gestire ordini, F24, clienti il tutto tramite un programma semplice e immediato. Sembrerebbe la soluzione della vita, eppure, come per qualsiasi altro servizio online, soffre di una grande pecca. E se non c’è rete? La connessione ad internet costante è il grande limite e vincolo all’espansione totale di questi sistemi. Guasti, aree non coperte, problemi di rete sono ancora troppo diffusi per poter pensare di affidarsi totalmente ai servizi in cloud. Questo discorso vale specialmente per grosse aziende che non possono permettersi brutte sorprese. Infatti questi servizi sono principalmente rivolti alle piccole medie imprese oppure ai privati.

A chi consigliamo la fattura in cloud

Nonostante la semplicità e la comodità, il sistema di fatturazione in cloud non può garantire grandi performance ed è esposta al pericolo dell’offline: grosse aziende, con grossi volumi di affari, non possono fare a meno di un commercialista, mentre liberi professionisti potrebbero collegandosi ad internet rinunciare ad una spesa, spesso importante, e avere sempre sotto controllo la propria contabilità. Questi servizi di fatturazione sono spesso affiancati da strumenti di analisi che forniscono dati utili al monitoraggio delle proprie finanze. La maggior parte delle piattaforme forniscono servizi su un doppio binario: un account standard gratuito e uno premium, a pagamento. Andiamo a vedere in cosa questi servizi differiscono e se vale la pena sottoscrivere un abbonamento a pagamento.

Account standard

In general gli account standard forniscono i servizi essenziali e sono totalmente gratuiti. In molti casi un account standard è più che sufficiente, ma ha una grafica poco accattivante e può non essere molto intuitivo. Questo è un sistema che spinge molti utenti, una volta testata l’efficacia dell’applicazione, a sottoscrivere un abbonamento premium. Altre volte può essere garantito un account premium di prova per permettere agli utenti di provare l’esperienza più performante e non poterne più fare a meno. Queste sono scelte di marketing mentre per quanto riguarda le funzionalità un sistema di fatturazione gratuito permette di gestire anche le note di credito, elaborare preventivi e fatture proforma. Sono poi resi accessibili gli strumenti di analisi automatica, la gestione degli F24, la possibilità di far collegare il proprio commercialista in modalità visitatore per controllare le vostre operazioni e viene garantita quasi sempre l’assistenza telefonica.

Account premium

Pagare per un servizio online non rientra nella cultura comune, eppure le cose stanno cambiando e sempre più utenti si rivolgono esclusivamente a servizi informatici: una stima dei costi permette di rendersi conto che, sebbene a pagamento, questi servizi risultano in ogni caso molto più economici delle soluzioni più tradizionali. Gli account premium hanno spesso dei costi molto contenuti, soprattutto se rapportati ai servizi offerti: inoltre abbonamenti mensili o annuali garantiscono sconti notevoli. Tra i servizi a pagamento più comunemente offerti ritroviamo l’elaborazione di fatture PA, obbligatorie per comunicare con la pubblica amministrazione, la personalizzazione dell’html e l’integrazione del servizio Paypal, un modo comodo per ricevere e inviare somme di denaro. Altri servizi che possono rientrare tra quelli a pagamento ritroviamo la possibilità di allegare documenti alle mail, controllare le fatture passive o permettere il collegamento alle API pubbliche.

Velocità e sicurezza

Che voi scegliate un servizio gratuito o sottoscriviate un abbonamento premium i vantaggi in termini tempo sono notevoli: con questi portali cloud potrete finalmente avere una contabilità snella e veloce, prima delle solite perdite di tempo tra un ufficio e un altro. Il vostro commercialista, se proprio non potete farne a meno, potrà accedere in modalità passiva alle vostre fatture e verificare la vostra contabilità: in questo modo, direttamente dal tablet, dallo smartphone o dal pc, potrete compilare più pratiche e senza allontanarvi da casa. Consigliamo, come già detto, alle piccole imprese e ai liberi professionisti, di affidarsi a questi software in cloud piuttosto che scaricare e imparare ad usare impegnativi programmi di contabilità. Ricordiamo, infine, che questi servizi non sono indicati per chi deve compilare un numero elevato di fatture e necessità di un alto livello professionale. Le medie e grandi aziende dovranno utilizzare ancora i vecchi sistemi. Chissà se tra qualche anno la tecnologia non verrà anche in loro soccorso. Noi non ne dubitiamo.

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